Comment fonctionne le traitement automatisé des dons par publipostage pour les associations à but non lucratif

Le traitement automatisé des dons issus du publipostage permet de relier le courrier retourné, les informations de paiement, les codes de campagne et les pièces justificatives aux dossiers correspondants des donateurs et aux enregistrements de dons dans Raiser’s Edge NXT. Au lieu de demander au personnel de ressaisir manuellement chaque réponse, le processus transfère les informations structurées provenant d’un prestataire de services de collecte ou de tri vers le CRM, applique des règles métier définies et identifie les transactions nécessitant une validation humaine.

Cela s’avère particulièrement utile lors des campagnes annuelles et de fin d’année, lorsque le volume de réponses augmente et que les retards peuvent affecter les remerciements, le reporting et l’expérience des donateurs.

Pourquoi automatiser le traitement des dons issus du publipostage ?

Le traitement du publipostage ne se limite pas à la saisie du montant d’un don. Les équipes peuvent être amenées à identifier le donateur, à associer la campagne et le dossier appropriés, à enregistrer le mode de paiement, à conserver les pièces justificatives et à signaler les réponses inhabituelles pour examen.

Lorsque ces étapes reposent sur la saisie manuelle, des tableurs et des transferts de tâches entre services sans coordination, le traitement ralentit et le risque d’incohérences dans le codage des campagnes augmente. L’automatisation permet de créer un flux de travail reproductible tout en conservant l’intervention humaine lorsque la vérification ou le jugement est nécessaire.

1. Préparer les segments, les appels aux dons et les dossiers

Le processus commence avant même la production du mailing. L’association définit ses publics cibles et détermine quel message et quel dossier chaque donateur doit recevoir. L’historique des dons, la récence, la fréquence, l’intérêt pour les programmes, les réponses aux courriers précédents et les règles d’exclusion peuvent tous influencer ces décisions.

AmpliPhi.app aide les équipes chargées de la collecte de fonds et des données à créer, valider et appliquer des segments de donateurs à partir d’un seul espace de travail. Les équipes peuvent organiser les segments selon un ordre de priorité défini, vérifier le nombre de destinataires et renvoyer les affectations de campagne vers le CRM. Cela permet d’associer les informations relatives à l’appel aux dons et au dossier à chaque donateur avant l’envoi du mailing.

Pour une explication plus détaillée de la conception des publics-cibles des campagnes, consultez le guide de SimpliPhi sur la segmentation des campagnes de dons annuels.

2. Réception et traitement des dons retournés

Les donateurs renvoient les formulaires de réponse accompagnés de chèques ou de leurs informations de carte bancaire à l’adresse indiquée par l’association. Le prestataire spécialisé dans le traitement des dons par publipostage (parfois appelé prestataire de « lockbox ») reçoit le courrier, numérise les documents et traite les paiements selon le processus bancaire établi par l’organisation.

SimpliPhi peut connecter sa technologie au prestataire de traitement des dons par publipostage déjà choisi par l’organisation. Si le traitement des paiements est confié à un autre fournisseur, la technologie de SimpliPhi peut aussi être intégrée à son flux de travail. Les chèques sont déposés et les paiements par carte bancaire sont traités via le flux de travail financier du prestataire, tandis que les données de transaction correspondantes sont préparées en vue de la création des dons.

3. Créer des dons dans Raiser’s Edge NXT

La technologie de SimpliPhi extrait les informations contenues dans le courrier retourné et les utilise pour créer le don dans la fiche du donateur concerné dans Raiser’s Edge NXT. Pour les envois à partir du fichier interne, les informations de réponse permettent d’identifier le donateur existant et l’affectation à la campagne préparée avant le lancement.

Le flux de travail automatisé permet de :

• Créer le don dans la fiche du donateur concerné
• Appliquer l’appel aux dons et le dossier appropriés
• Enregistrer le mode de paiement et les détails pertinents de la transaction
• Appliquer les règles de codage et de validation établies par l'association à but non lucratif

Cela permet au CRM de disposer d'un historique cohérent des campagnes et réduit le travail répétitif de saisie des dons pendant les périodes de forte activité.

4. Valider les exceptions et les éléments nécessitant un suivi

L'automatisation ne signifie pas que chaque élément est traité sans contrôle. SimpliPhi identifie les transactions qui nécessitent une validation humaine en fonction des règles métier de l'association.

Une enveloppe renvoyée peut contenir un paiement incomplet, un formulaire de réponse sans don, une lettre nécessitant l’attention du personnel ou des informations devant mettre à jour le dossier du donateur. Ces éléments peuvent être mis de côté pour être examinés, plutôt que d’être enregistrés à tort comme des dons.

Cette approche permet au personnel de consacrer son temps aux réponses nécessitant une décision, tout en laissant les transactions standard suivre le flux de travail défini.

5. Joindre et gérer les pièces justificatives

Les formulaires de réponse numérisés, les chèques et autres pièces justificatives peuvent être associés au don correspondant. Grâce aux fonctionnalités standard de Raiser’s Edge NXT, ils peuvent être stockés en tant que pièces jointes au don.

Les organisations qui ont besoin d’une gestion des documents plus avancée peuvent utiliser AiryDocs pour Blackbaud Raiser’s Edge. AiryDocs offre une gestion des documents sécurisée et intégrée qui maintient les fichiers justificatifs associés au don correspondant dans Raiser’s Edge NXT, tout en facilitant leur accès et leur gestion par le personnel autorisé.

Utilisez les résultats des campagnes pour améliorer la segmentation future

Une fois les réponses enregistrées de manière cohérente, l’association à but non lucratif peut identifier quel segment de donateurs a reçu chaque appel aux dons et chaque dossier, comment les donateurs ont répondu et quels documents justifient la transaction. Cet historique fournit aux équipes chargées de la collecte de fonds et des données des informations plus précises pour évaluer les performances de la campagne et planifier la prochaine stratégie d’approche du public.

Il en résulte un cycle cohérent : la segmentation prépare la campagne, le traitement automatisé enregistre les réponses et les données ainsi obtenues améliorent la segmentation future.

Préparez votre prochaine campagne de publipostage

L'automatisation du traitement des dons par courrier peut réduire les saisies répétitives, améliorer le codage des campagnes et permettre au personnel de consacrer davantage de temps aux relations avec les donateurs et aux priorités en matière de collecte de fonds.

Demandez une consultation sur le traitement du publipostage afin de discuter de votre prestataire actuel de traitement des dons par publipostage, de la saisie des dons et de votre flux de travail dans Raiser’s Edge NXT.

Foire aux questions

Qu’est-ce qu’un prestataire de traitement des dons par publipostage ?

Ce prestataire reçoit le courrier retourné par les donateurs, numérise les documents et traite les chèques ou les paiements par carte bancaire pour le compte de l’organisme sans but lucratif. La technologie de SimpliPhi peut s’intégrer à son flux de travail afin de transférer les données sur les dons vers Raiser’s Edge NXT.

Est-ce que SimpliPhi traite les paiements ?

Le prestataire de traitement des dons par publipostage gère le processus financier selon l’entente avec l’organisme sans but lucratif. SimpliPhi automatise le flux de travail CRM associé, notamment la mise en correspondance des donateurs, la création des dons, le codage des campagnes et les règles de validation.

Le processus permet-il de gérer les exceptions ?

Oui. Les transactions qui ne respectent pas les règles métier de l’association à but non lucratif peuvent être identifiées pour faire l’objet d’une validation humaine ou d’un suivi, plutôt que d’être traitées automatiquement comme des dons standard.

Où sont stockés les pièces justificatives ?

Les documents peuvent être stockés sous forme de pièces jointes de dons standard dans Raiser’s Edge NXT ou gérés via une solution de gestion documentaire intégrée telle qu’AiryDocs.