Intégration de Luminate Online et Raiser’s Edge NXT : comment la fondation Trillium Health Partners a amélioré la qualité des données des donateurs

Les organisations modernes de collecte de fonds évoluent dans des environnements de plus en plus complexes, où de multiples systèmes, équipes et canaux doivent fonctionner ensemble de manière harmonieuse. Maintenir la clarté des données est essentiel pour protéger l’expérience des donateurs et soutenir une prise de décision éclairée.

La fondation Trillium Health Partners existe pour inspirer le soutien de la communauté envers l’un des systèmes de santé les plus vastes et les plus dynamiques du Canada, contribuant au financement des soins essentiels, de la recherche et de l’innovation qui améliorent les résultats pour les patients.

Avec une équipe en croissance, de multiples sources de financement et un volume élevé de communications, l’organisation a reconnu l’importance de renforcer son infrastructure de données afin de soutenir une croissance durable et un alignement opérationnel. Pour répondre à ces défis, le travail s’est articulé en trois étapes clés.

Étape 1. Nettoyage et correction des données des constituants et des adresses courriel partagées dans Luminate Online
L’équipe a résolu les problèmes liés aux adresses courriel partagées et effectué des corrections ciblées des données afin de réduire les doublons et d’améliorer la qualité globale des données.

Étape 2. Mise en place d’un flux de données bidirectionnel entre Luminate Online et Raiser’s Edge NXT
Cela a permis de garantir que les données individuelles et organisationnelles demeurent synchronisées entre les systèmes, créant ainsi une base de données plus cohérente et fiable.

Étape 3. Restructuration des préférences de communication dans Raiser’s Edge NXT
Un nouveau cadre de codes de sollicitation a été élaboré afin de simplifier la segmentation, d’améliorer la gestion et de soutenir le suivi du consentement conformément à la LCAP.

Ce que cela permet aux équipes de collecte de fonds

Avec Charity Automator Data Flow reliant Luminate Online et Raiser’s Edge NXT, la fondation Trillium Health Partners peut désormais :

• Maintenir une vue unique et à jour des données des constituants
• Réduire les dossiers de donateurs en double entre les systèmes
  
• Valider les audiences de campagne avant l’envoi des communications
• Créer et gérer la segmentation directement dans Raiser’s Edge NXT
• Améliorer la confiance dans les données du CRM utilisées pour les décisions de collecte de fonds

Le point de départ

En 2025, la fondation a identifié des lacunes importantes dans la manière dont les données circulaient entre ses systèmes :

• Les mises à jour des données n’étaient pas reflétées de façon constante entre les plateformes
• Les dossiers en double s’accumulaient au fil du temps
• Les communications par courriel étaient envoyées sans visibilité complète sur le chevauchement des destinataires

Ces lacunes ont créé des inefficacités opérationnelles et introduit des risques dans les communications avec les donateurs.

En parallèle, l’absence de règles d’affaires clairement définies rendait la coordination difficile. Plusieurs équipes exécutaient des campagnes de façon indépendante, sans structure commune pour la sélection des audiences ou le moment des communications.

1. Établir une base de données fiable

Pour répondre à ces défis, la fondation a commencé à travailler avec SimpliPhi afin de structurer son environnement de données et d’introduire des pratiques cohérentes de gestion des données.

Le processus s’est concentré sur :

• La synchronisation des données entre Luminate Online et Raiser’s Edge NXT à l’aide de Charity Automator Data Flow
• L’identification et la réduction des dossiers en double, avec plus de 40 000 doublons nettoyés (41 % de la base de données) grâce à Blackbaud
• La standardisation de la gestion des données entre les systèmes

Une amélioration essentielle a été la mise en place d’un flux de données bidirectionnel. Cela a permis de créer une vue plus complète et accessible des données des constituants dans Raiser’s Edge NXT. Les équipes peuvent trouver les dossiers plus facilement et travailler à partir d’une source unique et cohérente.

2. Introduction d’une structure entre les équipes

Avec une base de données plus solide en place, la fondation a introduit une structure dans les flux de travail quotidiens. Les principaux changements comprenaient :

• La standardisation des processus de création et de révision des listes
• L’introduction d’étapes de validation avant l’exécution des campagnes
• L’établissement d’une logique de segmentation commune
• La mise en place du suivi du consentement et de la gestion des préférences conformément aux exigences de la LCAP

“Nous avons créé une nouvelle documentation et nous nous sommes formés mutuellement… afin d’assurer la cohérence.” — Angelina Londono, Directrice des données et de l’innovation, fondation Trillium Health Partners

Ces changements ont réduit la dépendance aux connaissances individuelles et amélioré la coordination entre les équipes de collecte de fonds, en créant une compréhension commune de l’utilisation des données. L’équipe a également mis en place de nouvelles pages de gestion des préférences, permettant aux constituants de s’inscrire ou de se désinscrire des communications, et a cartographié le consentement directement dans Raiser’s Edge NXT afin de soutenir le suivi de la LCAP.

3. Amélioration de l’exactitude des données et de l’exécution des campagnes

À mesure que la qualité des données s’est améliorée, les équipes ont acquis un meilleur contrôle sur l’exécution des campagnes.

Les dossiers en double ont été réduits, et les équipes ont introduit une étape de révision avant l’envoi des communications. Désormais, les listes sont fiables et exactes, ce qui diminue le risque de sélectionner les mauvaises personnes pour les campagnes. L’équipe a également nettoyé 12 000 dossiers de courriels partagés (12 % de la base de données), réduisant les envois en double et améliorant l’expérience des donateurs.

“Avec Charity Automator Data Flow reliant nos systèmes, je me sens plus confiante dans les données… et nous pouvons nous assurer que les bons constituants sont pris en compte.” —Angelina Londono, Directrice des données et de l’innovation, fondation Trillium Health Partners

La segmentation et la structure des campagnes ont également été simplifiées :

•  Les codes de sollicitation sont passés de 32 à 24 (diminution de 25 %)
• Les groupes d’audience sont passés de 22 à 14 (diminution de 36 %, en attente de confirmation)
• Les requêtes principales ont été simplifiées, réduisant la complexité de la logique de segmentation

La gestion des listes et des données représentait auparavant un effort manuel important, avec des solutions de contournement entre différents systèmes. Désormais, les équipes travaillent dans leur CRM principal et peuvent d’abord valider les données, ce qui leur permet de définir et de créer des audiences directement dans Raiser’s Edge NXT.

Renforcer la confiance à l’échelle de l’organisation

Avec des données plus claires et des processus plus structurés, les équipes fonctionnent désormais avec une confiance accrue dans leurs systèmes.

Cela s’est traduit par :

• Une exécution des campagnes plus fiable
• Une plus grande confiance dans les données du CRM
• Un meilleur alignement entre les équipes

Cette transformation a mis en évidence un principe clé : la performance des systèmes dépend de la manière dont les données sont structurées et gérées. Des processus clairs et des pratiques de données cohérentes sont essentiels pour obtenir des résultats fiables.

Surtout, cela fournit la clarté nécessaire pour fonctionner efficacement et réduire les risques dans un environnement de collecte de fonds complexe.

Ce travail représente une étape fondamentale. À mesure que les données continuent d’être affinées, l’organisation renforce son environnement de données pour soutenir le succès à long terme de la collecte de fonds.

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