Comment la Roswell Park Alliance Foundation a automatisé plus de 17 000 dons en pleine haute saison et économisé 30 heures par mois avec Charity Automator Data Flow

La Roswell Park Alliance Foundation est un organisme sans but lucratif qui gère tous les dons versés au Roswell Park Comprehensive Cancer Center. Depuis sa création, plus de 689 millions de dollars ont été versés pour faire progresser la recherche vitale, les traitements, l’éducation et les programmes de soins aux patients.

Avec pour mission de maximiser les fonds disponibles pour la recherche prometteuse, l’efficacité opérationnelle contribue directement aux progrès vers de nouveaux traitements. Derrière chaque campagne, chaque événement spécial et chaque don en ligne se trouve un processus de données qui doit fonctionner de manière fiable, précise et en temps réel. Pendant des années, ce processus a créé des frictions. L’an dernier, l’équipe a pris la décision de modifier sa façon de travailler afin de rendre le processus de gestion des données aussi fluide que possible. C’est ainsi qu’elle a découvert Charity Automator Data Flow.

Vous découvrirez ci-dessous comment SimpliPhi a automatisé l’intégration des données à travers les principaux modules de collecte de fonds de Luminate Online, notamment Donation Forms, TeamRaiser, E-commerce et Events, à l’aide de Charity Automator Data Flow. Cette solution a permis à toutes les transactions d’être transférées de façon fluide vers Raiser’s Edge NXT, éliminant le traitement manuel et améliorant la fiabilité à grande échelle.

Le point de rupture : travail manuel, exceptions et instabilité

vant de s’associer à SimpliPhi, la Fondation utilisait un autre produit d’intégration de données pour transférer les dons en ligne de Luminate Online vers Raiser’s Edge NXT. Avec le temps, ce système est devenu de plus en plus instable, obligeant l’équipe à effectuer constamment du travail manuel. Pendant les périodes de pointe, des centaines de dons par mois devaient être saisis manuellement.

Un membre de l’équipe consacrait entre six et huit heures par semaine uniquement à la gestion de l’intégration. Le rapprochement de fin de mois pouvait prendre entre une et deux journées complètes, consacrées à l’extraction de rapports, à la comparaison des systèmes, à l’identification des dons manquants et à la redistribution du travail au sein de l’équipe.

Encore plus préoccupant, la Fondation recueille des fonds par l’intermédiaire de canaux complexes : événements spéciaux, TeamRaiser, dons en hommage, dons récurrents et dons majeurs en ligne pouvant atteindre 25 000 $ ou plus. Avec 60 000 transactions lors des mois les plus achalandés, la fiabilité n’était pas facultative.

L’instabilité du système créait de l’inefficacité et de l’anxiété au sein de l’équipe.

Mise en œuvre : structurée, collaborative et transparente

Le processus d’implantation de Charity Automator Data Flow comprenait des séances détaillées de cartographie afin d’aligner la façon dont les dons étaient qualifiés dans Raiser’s Edge NXT et la manière dont les données de Luminate Online devaient être transférées.

Malgré des échéanciers contractuels serrés et l’arrivée de la période des Fêtes, la mise en œuvre a progressé grâce à la collaboration entre l’équipe de la Roswell Park Alliance Foundation et les spécialistes techniques de SimpliPhi.

La principale différence est rapidement devenue évidente : la surveillance proactive.

“On nous avait dit que l’équipe de SimpliPhi surveillait constamment le système et le gérait activement, et j’étais sceptique. Mais c’est vrai. Même si quelque chose prend quelques jours à être corrigé, nous savons que quelqu’un travaille sur notre problème.” — Stephanie King, directrice adjointe des opérations numériques à la Roswell Park Alliance Foundation

Résultats du partenariat avec SimpliPhi

1. Des résultats mesurables

Depuis la mise en œuvre à l’automne 2025, près de 17 000 dons provenant de Luminate Online ont été transférés avec succès vers Raiser’s Edge NXT grâce à Charity Automator Data Flow.

Les améliorations opérationnelles comprennent :

• Élimination de la gestion hebdomadaire de l’intégration qui nécessitait de 6 à 8 heures
• Réduction de 1 à 2 journées complètes de travail de rapprochement mensuel
• Élimination de la saisie manuelle de centaines de dons chaque mois
• Aucun gel de la base de données pendant le traitement
• Traitement plus rapide pendant les campagnes de pointe
• Réduction du traitement des exceptions et des relances

Stephanie estime les économies de temps à environ 30 heures par mois, avec un impact encore plus important attendu pendant les saisons d’événements majeurs.

Le changement est particulièrement significatif lors d’initiatives de collecte de fonds importantes telles que IceCycle, Empire State Ride, Ride for Roswell et les campagnes de dons de fin d’année, où le volume de transactions en ligne augmente considérablement.

Au lieu de devoir interrompre leurs activités pour exécuter les intégrations, les membres de l’équipe peuvent maintenant travailler en continu.

2. Une visibilité en temps réel et une plus grande confiance dans les rapports pour l’équipe de direction

Avant Data Flow, le décalage des rapports pouvait varier de plusieurs jours à une semaine complète. Lorsque des écarts apparaissaient, l’équipe devait rapprocher manuellement les rapports de Luminate avec ceux de Raiser’s Edge NXT.

“Il y avait des moments où je retournais relancer le processus pour ajouter le plus de dons possible avant que nous commencions à les saisir manuellement. Cela représentait un travail en double pour nous deux. Parfois cinq ou six heures de travail en double.” — Sarah Pierce, gestionnaire des données de développement et du traitement des dons à la Roswell Park Alliance Foundation

Aujourd’hui, les données circulent beaucoup plus près du temps réel.

La Fondation peut estimer sa performance de revenus avec beaucoup plus de confiance. La clôture de fin de mois ne ressemble plus à une course pour retrouver des dons manquants.

Cette clarté améliore les prévisions internes, les rapports destinés à la direction et le suivi des campagnes.

3. Réaffecter les ressources à la mission

La mission de la Roswell Park Alliance Foundation est de maximiser le financement destiné aux programmes les plus prometteurs de recherche, de traitement et de prévention du Roswell Park Comprehensive Cancer Center, tout en soutenant les besoins psychosociaux des patients et des familles touchés par le cancer. Ce travail est réalisé grâce à des initiatives de collecte de fonds menées en partenariat par des bénévoles dévoués et le personnel de la Fondation.

Lorsque le traitement des dons devient prévisible et fiable, la capacité du personnel peut être redirigée vers des activités qui soutiennent davantage la mission plutôt que vers la résolution de problèmes administratifs.

• La saisie manuelle est éliminée, permettant à l’équipe de consacrer du temps à des projets de données plus avancés.
• Le temps consacré aux rapprochements est remplacé par de l’analyse stratégique.
• L’anxiété fait place à la confiance.

Chaque heure économisée est une heure réinvestie pour accélérer la recherche, soutenir les patients et accroître l’impact dans la communauté.

La suite

Le système gère maintenant les TeamRaiser à grand volume, les dons majeurs en ligne, les dons récurrents et les structures de collecte de fonds complexes sans geler les bases de données ni créer d’arriérés de rapprochement.

La clarté opérationnelle est devenue une confiance opérationnelle. Et cette confiance favorise une meilleure performance de collecte de fonds au service de recherches en cours qui pourraient mener à des découvertes révolutionnaires, transformant la façon dont les patients atteints de cancer sont diagnostiqués et traités.

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